Bij een nieuwe aanmelding, controleert de coördinatie vooreerst of er een geldig (gemotiveerd) verslag is toegevoegd. Wanneer dit geverifieerd is, kan de leerling aan een ondersteuner worden toegewezen. Daarbij wordt er in eerste instantie gekeken of er al een ondersteuner van het WAN-team op die school komt.

Als dat het geval is, bekijken de coördinatie en de ondersteuner samen de agenda van de ondersteuner. Wanneer de ondersteuner nog ruimte heeft, zal hij/zij de nieuwe leerling ondersteunen. In dit geval kan de ondersteuning vlot opgestart worden.

Wanneer de ondersteuner geen ruimte heeft of wanneer er nog geen ondersteuner van het WAN-team op die school komt, is het iets complexer om de match tussen leerling en ondersteuner te maken. De belangrijkste factoren die in overweging genomen worden zijn:

  • de afstand tussen de school en de woonplaats/andere scholen van ondersteuner
  • de agenda’s van de ondersteuners

Het valt op dat de expertise van de ondersteuner niet als bepalende factor wordt opgesomd. De reden hiervoor is dat het WAN-team ernaar streeft om zo weinig mogelijk tijd te verliezen aan verplaatsingen tussen scholen waardoor de ondersteuners meer op de scholen aanwezig kunnen zijn. Elke ondersteuner kan dus voor casussen van de 3 types ingezet worden. Het is uiteraard onmogelijk dat elke ondersteuner expert is in elk type. Daarom kunnen de ondersteuners beroep doen op doelgroepverantwoordelijken (DGV). Dit zijn collega’s met een diepgaande kennis over en brede ervaring binnen 1 van de 3 types.

De snelheid waarmee een ondersteuning in dit geval kan opgestart worden, is voornamelijk afhankelijk van het aantal actief ondersteunde leerlingen op dat ogenblik. Wanneer we niet meteen een oplossing vinden, zal de coördinatie dit ook transparant doorgeven aan de school. Geef dus zeker een seintje wanneer de school geen bericht heeft ontvangen 4 weken na de aanmelding (schoolvakanties niet inbegrepen).

Momenteel wordt er binnen een WAN-team niet gewerkt met een wachtlijst. Dit is echter niet evident omdat de middelen niet ‘meegroeien’ met het aantal actief ondersteunde leerlingen. Lees in het onderdeel on hold op welk manier vermeden wordt dat wachtlijst in de toekomst nodig zullen zijn.

Als de leerling ten slotte is toegewezen aan een ondersteuning, wordt er een mail gestuurd naar het e-mailadres dat in de aanmelding werd opgegeven. Daarbij zal de ondersteuner in cc geplaatst worden zodat beide partijen elkaar kunnen contacteren. De ondersteuner zal tevens het (gemotiveerd) verslag en de gegevens uit het aanmeldingsformulier ter inzage krijgen.